Valorização das atividades exercidas pela secretária

A secretária é gerenciadora de execução de rotinas, ou seja, ela divide de forma inteligente o seu dia para conseguir completar suas tarefas. Não necessariamente depende de um horário para realizá-las, mas reserva horários para suprir suas necessidades diárias, tais como, ler e-mails, responder a e-mails, realizar telefonemas. São as peculiaridades que todos os dias necessitam ser realizadas.

            A secretária não digita cartas e/ou ofícios, ela elabora, produz e edita tais documentos. Para tal, a secretária deve ter domínio da norma culta da língua fluente do documento que necessita ser produzido.

            A secretária deve organizar e planejar como deve arquivar cartas, documentos, contas e outros papéis que devem ser adicionados ao seu arquivo.

            Ela também atende e dá o suporte para os clientes, às vezes realiza o papel de intermediadora de negócios entre a empresa e o cliente. A secretária deve sempre filtrar as ligações recebidas, sabendo a hora de passá-las adiante ou não, pois na maioria das vezes, o assunto pode ser resolvido sem a necessidade das ligações serem transferida ao seu executivo.

            A criatividade é um diferencial. Poder colaborar com idéias podem causar uma mudança drástica e radical, e talvez até garantir uma promoção ou um aumento, porém, mesmo que não ocorram, participar com opiniões e sugestões conta sempre como ponto positivo.

            Muitas vezes não é necessário esperar por ordem para executar uma tarefa. Empreendedorismo e autonomia são importantes algumas vezes. Tomar as decisões certas evitará possíveis dores de cabeças futuras.

            Vale frisar que estas atividades em alguns casos podem não corresponder em algumas empresas ou com alguns diretores e/ou presidentes, gerentes entre outros. Principalmente para se ter autonomia na resolução de problemas ou imprevistos, é melhor confirmar se lhe é permitido tal autonomia.

            Resumidamente, o profissional em Secretariado se ocupa em apoiar, assessorar e facilitar o fluxo do trabalho do executivo, comprometendo-se com qualidade e resultados.

            Mas para, que tudo isto ocorra com fluidez, sem danificar a sua vida, a secretária deve se atentar para alguns cuidados, principalmente com relação ao estado emocional, e procurar tomar atitudes que ä levem ao sucesso, e não ao retrocesso.

Papel do Profissional

            O papel fundamental da Secretária é aprender a gerenciar a própria carreira. Para isso deve buscar o autoconhecimento, e avaliar de forma sistemática suas performances.

            É importante ter seus valores bem definidos, para assim, se assegurar de que os seus valores e os da empresa estão em perfeita sintonia.

            A secretária deve cultivar seus valores, ser ética, ter princípios, obter resultados, valorizar os outros (empatia), fazer o possível para executar as ações da melhor maneira possível.

            O que deve mover a secretária é a vontade!

Comunicação

            A comunicação é a chave para o sucesso, sendo é uma ferramenta imprescindível na rotina da secretária. A informação transmitida corretamente, no tempo certo, somente lhe trará benefícios.  A comunicação só dará certo, se o emissor e o receptor estiverem se entendendo.  Comunicar é também controlar nossas relações, pois é o único meio que temos para fazer e manter contatos humanos.

            Podemos utilizar a forma da comunicação falada, escrita, por sons, gestos e até mesmo o silêncio. A comunicação verbal é a mais utilizada, sendo que a linguagem verbal e não-verbal está sempre sincronizada num mesmo individuo, pois se a linguagem é apenas verbal, ela corre o risco de intelectualizar-se, e se for apenas não-verbal, ela acaba tornando-se inteligível. A comunicação para existir e ser eficiente necessita de cinco itens:

1. Emissor: aquele que necessita transmitir a mensagem.
2. Receptor: aquele a quem a mensagem se dirige.
3. Mensagem: o motivo pela comunicação.
4. Código: o meio da comunicação (falada, escrita, etc.)
5. Feedback: o retorno do diálogo, o que garante a comunicação em das vias.

            O conceito básico da comunicação consiste em: comunicação   não é o que eu falo, mas sim o que o outro entende. Por este motivo devemos além de prestar atenção na mensagem que estamos passamos, e nos atentar ao que o nosso receptor entendeu.

            No processo de comunicação, corremos o risco de termos alguns ruídos que podem atrapalhar no processo, quando o receptor não está interessado no assunto, não entende do assunto ou não acredita nele; quando emissor e receptor estão ocupados, usam vocabulários diferentes, têm diferenças culturais, um têm empatia pelo outro, diferenças de idade ou até mesmo o uso inadequado do feedback.

           

Feedback

            Feedback é a capacidade de dar e receber opiniões, críticas ou sugestões sobre qualquer assunto, profissional ou pessoal.

            Por ser algo que não aprendemos na escola, o feedback pode ser visto, por quem recebe, como uma crítica. Aliás, o feedback pode até ser uma crítica, porém é extremamente importante tomarmos o devido cuidado de montar uma crítica construtiva, que acrescente algo para quem está recebendo, porque aí sim o feedback vai ter algum sentido.

            O feedback deve ser encarado como uma forma de comunicação que auxilia uma pessoa ou um grupo a descobrir se suas ações, ou atitudes, estão afetando de que maneira às pessoas à sua volta. É importante para a pessoa receber o feedback, tanto negativo quanto positivo, pois não precisam saber apenas o que estão fazendo de errado, mas também saber das tarefas que estão realizando com eficiência.

            É sempre bom primeiro oferecer o feedback, afinal, é difícil dar o feedback para uma pessoa que não está preparada para recebê-lo Tinha certeza do motivo do feedback, evitando avaliar ou rotular a pessoa,  mantendo sempre um tom amigável durante o processo.

            Ao receber um feedback, evite interromper o interlocutor. Primeiramente, precisamos de humildade. O assunto pode lhe ser incômodo, e até mesmo doloroso, então respire fundo e relaxe os músculos para evitar tensão. Se necessário, faça perguntas para o interlocutor lhe explicar mais especificamente o motivo do feedback. Reconheça o que está certo ou errado no feedback, afinal de contas, concordar que seus relatórios estão atrasados é bem diferente de concordar que você é irresponsável. Assimile tudo que ouviu, e se necessário peça um tempo para pensar e refletir.

            Nenhum líder conseguirá chegar muito longe se não conseguir dar ou receber um feedback, por isso é importante ressaltar que, lidar com pessoas é a parte mais difícil de qualquer liderança empreendedora, porque, por mais difícil que as pessoas sejam, necessitamos delas, em geral, o ser humano necessita de outras pessoas, não se pode viver só, o que realmente faz diferença nas nossas vidas são as pessoas. E é por isso que necessitamos cada vez mais de líderes empreendedores.

Liderança Empreendedora

            Ser líder é algo bem diferente de ser um administrador, um gerente ou apenas um chefe. Liderar é lidar com as pessoas, da forma correta.  Você pode ser nomeado gerente ou chefe de uma equipe, porém sem êxito em liderá-la.  Por outro lado, você pode não ser nem gerente e nem chefe de ninguém e conseguir liderar uma equipe.

            Um bom líder necessita acima de tudo, ter certas virtudes básicas para exercer liderança sem se exceder mentalmente ou fisicamente, entre elas: competência, ética, entusiasmo, empatia, sensibilidade, empatia, humildade, imparcialidade, autoconhecimento, motivação, inteligência, e que acima de tudo, goste de lidar com pessoas, que saiba ouvir e observar também.

            O empreendedor deve se atentar que necessita ter liderança, se não é um líder por natureza, deve tentar se aprimorar neste sentido. È necessário saber conduzir o grupo de onde ele está até onde ele precisa chegar, e fazer com que o grupo siga este trajeto voluntariamente,  extraindo o máximo de cada colaborador para obter o resultado desejado.

            Pequenos empresários, geralmente acabam se dando mal neste fator, a falta de liderança, pois na maioria das vezes não se conhecem bem, e não sabem que pontos podem aprimorar, e se vão contratar alguém com este intuito, não sabe contratar pessoas específicas para esta função, pois também não sabem identificar  esta qualidade, vale ressaltar que não é proibido contratar amigo ou parente, sendo a pessoa competente para tal função sem problemas.  Outro fator a apontar é o ponto de desequilíbrio que está havendo no negócio e gastam mais do que podem, se comprometem com ações que não estão ao alcance de serem cumpridas, ficam adiando decisões que devem ser tomadas rapidamente. E, acima de tudo, esquecem que os clientes são o maior patrimônio da empresa, e que todos dentro da organização devem servir “ao cliente”, e não “ao patrão”, pois sem os clientes, a empresa está lançada ao fracasso. Quando o empreendedor transfere todas as responsabilidades ao gerente, que sobrecarregado, acaba “fazendo”, ao invés de “fazer os outros façam”, e o empresário não pode negar que isto acaba comprometendo o êxito do negócio. E se o gerente não obter sucesso, com certeza será ainda tido como “culpado”, ou por não ter treinado direito seus colaboradores, ou por ter contratado as pessoas erradas.

            Podemos então resumir, que um bom líder necessita primeiro se conhecer (autoconhecimento), para então conhecer os outros e aí então exercer seu poder de liderança. Ser congruente com seus valores, fazer aquilo que realmente acredita, e não  dizer algo e fazer totalmente diferente, pois quando isso acontece, ele perde credibilidade. Hoje, com a filosofia da “ganha-ganha”, o bom líder é aquele que faz com que toda sua equipe saia ganhando, e não que só ele se dê bem nos negócios, pois este que passa por cima das pessoas, está “por fora” do mundo dos business.  Hoje o mundo está diferente, e a Competitividade pela Cooperação, e o líder  deve ser o primeiro exemplo disto.

            Veja abaixo, as frases em que basicamente podemos identificar um líder:

·         Liderança é a disposição de assumir riscos.

·         Liderança é o desejo apaixonado de fazer diferença.

·         Liderança é se sentir incomodado com a realidade e criar soluções para sempre está evoluindo tudo e todos do seu ambiente.

·         Liderança é assumir responsabilidades enquanto outros inventam justificativas. 

·         Liderança é enxergar as possibilidades de uma situação enquanto outros só conseguem ver as dificuldades.

·         Liderança é disposição de se destacar no meio da multidão. 

·         Liderança é abrir a mente e o coração.

·         Liderança é a capacidade de subjugar o ego em benefício daquilo que é melhor. 

·         Liderança é evocar em que nos ouve a capacidade de sonhar. 

·         Liderança é inspirar outras pessoas com uma visão clara da contribuição que elas podem oferecer.

·         Liderança é o poder de potencializar muitas vidas.

·         Liderança é falar com coração ao coração dos liderados. 

·         Liderança é a integração do corpo, mente a alma. 

·         Liderança é a capacidade de se importar com os outros e, ao fazer isso, liberar as idéias, a energia e a capacidade dessas pessoas. 

·         Liderança é o sonho transformado em realidade 

·         Liderança é acima de tudo, coragem.